Le numéro de déclaration d’activité est nécessaire pour tout organisme de formation souhaitant exercer ses activités légalement. Il s’agit d’une démarche obligatoire qui précède l’immatriculation de votre entreprise. L’obtention de cet identifiant vous ouvre un certain nombre de droits, mais aussi certaines obligations. Quelques étapes sont à effectuer pour obtenir votre numéro d’organisme de formation. Découvrez dans cet article comment et où obtenir votre numéro d’agrément, ainsi que les pièces à fournir.
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Qu’est-ce qu’un numéro de déclaration d’activité ou NDA?
Avant d’obtenir un numéro d’organisme de formation, sachez d’abord qu’il s’agit d’un identifiant unique à 11 chiffres délivré par les autorités administratives. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) ou le numéro d’agrément est attribué à toute entreprise légalement constituée, dont les organismes de formation.
Le numéro d’agrément concerne donc toute personne, physique ou morale, souhaitant réaliser des prestations de formation professionnelle continue. Elle s’obtient dans le cadre d’une déclaration d’activité faite auprès des services de l’État. C’est cette déclaration d’activité qui permettra à votre organisme de formation d’exercer légalement vos activités.
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Pourquoi le numéro d’agrément est-il indispensable pour un organisme de formation ?
Le numéro d’agrément est non seulement une obligation légale pour l’organisme de formation, mais également une démarche nécessaire pour exercer légalement votre activité. Notez toutefois que le NDA n’est pas un agrément de l’État, mais une autorisation d’exercice de l’activité. Son obtention permet d’inscrire votre entreprise sur la liste publique des organismes de formation.
La déclaration d’activité ne suffit pas si votre organisme de formation compte dispenser des prestations de formations destinées à certains secteurs d’activité. Par exemple, des démarches supplémentaires sont nécessaires pour les formations dédiées à un centre de bilan de compétences ou aux professionnels de santé assujettis à l’obligation de développement professionnel continu.
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Quelles sont les étapes pour obtenir un numéro d’organisme de formation ?
Découvrez les principales étapes pour obtenir un numéro d’organisme de formation.
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Création de l’organisme de formation
La première étape consiste à créer un organisme de formation qui va porter le numéro de déclaration d’activité. Choisissez la forme juridique adaptée à votre activité et vos besoins : auto-entreprise, entreprise individuelle, SARL, SARLU, SAS ou SASU. Après avoir rédigé vos statuts et accompli les formalités préalables à création d’entreprise, vous devez immatriculer votre entreprise. Des éléments d’identification vous seront délivrés : les numéros SIREN et SIRET ainsi qu’un code d’activité APE.
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Préparation des pièces à fournir
Une fois votre organisme de formation constitué légalement, il faut préparer les dossiers nécessaires à l’obtention du numéro d’agrément.
En plus du formulaire Cerfa n°10782*03 à remplir, vous devez préparer les pièces suivantes :
- Une copie du premier contrat de formation professionnelle ou de la première convention de formation ou d’une facture de la prestation de formation. Cette copie doit préciser le programme de formation, notamment les objectifs, la cible, le contenu pédagogique, les moyens techniques et pédagogiques utilisés, etc.
- Un extrait du casier judiciaire (bulletin n°3) du dirigeant. Pour ce faire, il suffit de faire une demande en ligne sur le site du Ministère de la Justice.
- Un extrait K-bis de moins de trois mois ou un certificat d’inscription à l’INSEE.
- La liste des formateurs et leurs CV en précisant leurs qualités et leur titre.
- Une copie des statuts de l’entreprise.
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Dépôt du dossier à la DREETS
Il ne vous reste plus qu’à transmettre le dossier complet à la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). La déclaration d’activité doit se faire dans les trois mois suivant la signature de votre premier contrat ou convention de formation.
Comptez entre deux à six semaines pour obtenir votre numéro d’organisme de formation. Le délai de réponse de la DREETS varie en fonction de la DREETS sollicitée et de son activité du moment.
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Quels sont les motifs de refus de la demande de numéro d’agrément de votre organisme de formation ?
L’obtention d’un numéro d’agrément pour votre organisme de formation n’est pas systématique. L’autorité compétente peut refuser votre demande pour les motifs suivants :
- Dossier incomplet en raison d’une ou plusieurs pièces justificatives manquantes.
- Programme de formation ne répondant pas aux exigences légales et réglementaires.
- Prestation de la première convention de formation ne relevant pas de la formation professionnelle.
- Absence d’autorisation d’exercer une fonction de formation professionnelle de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, plusieurs points sont à vérifier avant d’obtenir votre numéro d’agrément d’organisme de formation. C’est pourquoi il est essentiel de se faire accompagner par expert-comptable spécialisé en organisme de formation.
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Que permet l’obtention du numéro d’organisme de formation ?
L’obtention de votre numéro d’organisme de formation vous ouvre de nombreux droits, mais vous êtes également tenu à certaines obligations.
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Les droits
Grâce au numéro d’agrément, votre organisme de formation peut exercer sur le territoire national. En tant qu’organisme de formation reconnu officiellement, vous pouvez dispenser des actions de formations professionnelles.
Par ailleurs, le NDA vous permet de figurer sur la liste publique des organismes de formation. Cela contribue à la visibilité de votre organisme, mais aussi à sa crédibilité. L’organisme de formation est retiré dans les cas de cessation d’activité ou d’annulation de la déclaration d’activité suite à un contrôle ou une caducité. La caducité signifie que le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation ou qu’il n’a pas été adressé à l’autorité administrative.
Enfin, l’obtention du numéro d’agrément donne droit à une exonération de TVA dans la réalisation des prestations de formation professionnelle. Cette exonération s’applique uniquement sur les prestations de formation et les services qui y sont étroitement liés. Vous l’obtenez de droit dès lors que vous avez accompli les démarches sur la déclaration d’activité. Elle ne peut s’appliquer sur les autres activités (hors formation) que vous pourrez éventuellement exercer.
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Les devoirs
La déclaration d’activité impose le respect de quelques obligations relatives au fonctionnement d’un organisme de formation. En contrepartie de l’exonération de la TVA, l’organisme de formation doit tenir une comptabilité séparée en cas de multiples activités. En effet, il faut tenir une comptabilité distincte pour les prestations soumises à TVA et celles qui ne sont pas soumises à la TVA.
Par ailleurs, vous êtes tenu de soumettre annuellement votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Le dépôt s’effectue exclusivement en ligne avant le 30 avril. Votre BPF récapitule d’un point de vue comptable l’ensemble des actions de formation délivrées sur l’année. Le non-respect de cette obligation peut aboutir au retrait de votre NDA. Votre organisme de formation ne pourra donc plus exercer légalement.
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Conclusion
Le numéro d’organisme de formation s’obtient facilement dès lors que vous respectez les règlementations en vigueur. Prêtez une attention particulière aux pièces de dossier à fournir ainsi qu’au délai. L’irrégularité de votre demande vous expose à un refus de vous accorder le numéro, qui est pourtant indispensable pour votre activité de formation professionnelle. Il est ainsi recommandé de se faire accompagner d’un expert pour faciliter les démarches de constitution de votre organisme de formation.
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FAQ
Le NDA permet à l’organisme de formation d’exercer légalement. Il permet aussi à tout intéressé d’identifier votre organisme. Par contre, Qualiopi est une certification qui atteste la qualité des prestations d’actions concourant au développement des compétences. Contrairement au NDA, elle n’est pas obligatoire, mais permet d’améliorer la lisibilité de l’offre de formation et d’obtenir des aides.
Vous pouvez faire la demande de numéro même si la formation est à venir dès lors que vous disposez des pièces justificatives requises. En principe, il faut produire une copie du premier contrat ou de la première convention de formation. À défaut, transmettez une facture de la prestation de formation même si la formation n’a pas encore débuté.
Votre NDA est valable aussi longtemps que l’entreprise exerce son activité professionnelle sous respect des règles imposées. Tant que vous respectez la déclaration annuelle du bilan pédagogique et financier ainsi que le maintien d’une activité facturée sur le domaine couvert par la NDA, votre NDA reste valable. Pour vérifier sa validité, il suffit d’entrer le numéro sur le site du gouvernement français. S’il n’y apparaît pas, cela signifie que votre NDA a été retiré pour caducité, c’est-à-dire pour non-respect des obligations.
Votre demande de numéro d’organisme de formation est à déposer au centre de contrôle régional de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). Le centre dépend du lieu du siège social de votre entreprise et du principal établissement. Recherchez votre centre sur l’annuaire des services régionaux de contrôle.
