Le processus d’achat fournisseurs est une étape clé dans la gestion des approvisionnements d’une entreprise. Il permet de garantir que les biens et services nécessaires à son fonctionnement sont acquis dans les meilleures conditions possibles. Cependant, ce processus peut parfois être complexe et risqué. Afin de le fiabiliser, il est important de suivre quelques étapes clés afin de minimiser les erreurs et les risques potentiels. Nous verrons ici un guide en sept étapes à adopter pour fiabiliser le processus d’achat fournisseurs.
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Qu’est-ce que le processus d’achat fournisseur ?
Le processus d’achat fournisseur est un ensemble d’activités qui permettent à une entreprise de définir ses besoins en biens ou services, d’identifier les fournisseurs potentiels, de lancer un appel d’offres, de sélectionner le meilleur fournisseur, de négocier les conditions tarifaires, de fixer les conditions du contrat, puis de finaliser et signer le contrat.
On peut donner l’exemple d’une entreprise qui identifie le besoin d’acquérir de nouvelles machines pour améliorer sa chaîne de production. Elle doit alors suivre le processus d’achats fournisseur pour trouver le fournisseur adéquat, négocier les prix et les conditions de livraison, puis finaliser le contrat pour l’achat des machines.
Il est donc évident que ce processus est crucial pour l’entreprise et mérite d’être optimisé et fiabilisé afin de garantir la pérennité de celle-ci.
En ce qui concerne les responsables achats, il est essentiel pour eux de se concentrer sur 10 défis quotidiens importants :
- Assurer la sécurité des virements bancaires pour garantir des paiements sûrs aux fournisseurs.
- Éviter toute exposition aux analyses de retard de paiement.
- Éviter toute implication involontaire dans des activités criminelles.
- Rassurer les fournisseurs en établissant un processus fiable et sécurisé.
- Mettre en place un processus flexible et précis pour les demandes de changements de coordonnées bancaires.
- Vérifier les coordonnées bancaires des fournisseurs à l’aide d’un référentiel unique et partagé.
- Intégrer un processus de vérification des coordonnées bancaires dans les systèmes d’information partagés.
- Obtenir des informations en temps réel sur les modifications des coordonnées bancaires des fournisseurs.
- Sensibiliser les équipes aux risques de fraude existants.
- Utiliser un score de validité des coordonnées bancaires pour garantir des paiements fiables.
Pour atteindre ces objectifs, il est essentiel que ce processus soit clairement défini, documenté et complètement intégré dans les solutions de gestion des fournisseurs (SRM) et financières (ERP). La documentation et la vérification des coordonnées bancaires lors de la création de nouveaux fournisseurs doivent être une partie intégrante de ce processus.
De plus, il est crucial de vérifier attentivement les changements de coordonnées bancaires de vos fournisseurs. Diverses sources de données peuvent permettre d’établir un score de confiance concernant ces modifications, ce qui permettra d’alerter les équipes d’achats et de Finance en cas de risque de fraude liée aux virements bancaires.
Un tel dispositif peut être partagé avec vos investisseurs et, bien sûr, vos fournisseurs, pour leur garantir que toutes les mesures nécessaires ont été prises pour prévenir toute fraude liée aux virements bancaires.
Recommandation : Engagez un spécialiste externe tel qu’un cabinet spécialiste en gestion d’entreprise, pour évaluer votre gestion des débiteurs.
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7 étapes pour fiabiliser le processus d’achat fournisseur
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Savoir identifier le besoin
La première étape du sourcing pour fiabiliser le processus d’achat fournisseurs est de bien identifier le besoin de l’entreprise. Il est essentiel de déterminer précisément les spécifications techniques, les quantités requises, les délais de livraison, et tout autre critère important. Cette étape permet d’éviter les erreurs de commande et de s’assurer que les fournisseurs répondent aux exigences spécifiques. C’est ici que l’entreprise va définir un cahier des charges qui va formaliser le besoin en décrivant toutes les caractéristiques attendues pour le produit ou service à acheter.
Effectivement, la qualité de la réponse fournie par le service achats dépend principalement de la prise en considération de tous les paramètres liés à l’utilisation du produit demandé.
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Identifier les fournisseurs potentiels
Une fois le besoin identifié, il est nécessaire de rechercher et d’identifier les fournisseurs potentiels. Cette étape peut inclure des recherches en ligne, des recommandations de partenaires commerciaux ou des salons professionnels. Il est important de sélectionner des fournisseurs fiables, qui ont une bonne réputation et une expérience avérée dans le domaine concerné.
Une entreprise industrielle par exemple qui souhaite élargir sa gamme de produits va effectuer une recherche approfondie pour identifier les fournisseurs potentiels. Elle consultera des catalogues en ligne, visitera des salons spécialisés et peut demander des recommandations à d’autres entreprises du secteur. Elle évaluera ensuite la réputation des fournisseurs potentiels en vérifiant les avis clients et en réalisant des entretiens approfondis et des benchmarks.
Pour chaque fournisseur inclus dans la liste, il convient de procéder à une évaluation selon des critères alignés sur la stratégie d’achats de l’entreprise, notamment :
- Respect des règles éthiques et des engagements en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
- Viabilité économique à long terme.
- Capacité logistique et d’approvisionnement.
- Réputation, notations et homologations.
- Compatibilité avec la solution digitale d’e-procurement de l’entreprise.
Grâce à ce processus de qualification, le service achats dispose d’une sélection restreinte de fournisseurs, formant ainsi la base qualité pour la phase de consultation.
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Lancer un appel d’offres
L’appel d’offres est une étape clé du processus d’achat fournisseurs. Il consiste à envoyer une demande à plusieurs fournisseurs potentiels, en spécifiant les besoins de l’entreprise et en leur demandant de soumettre leurs offres. L’appel d’offres permet de comparer les offres des différents fournisseurs, tant sur les caractéristiques attendues dans le cahier des charges, que sur les prix, les conditions de livraison et de paiement, etc.
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Sélectionner le meilleur fournisseur
Une fois les offres reçues, il est temps de procéder à l’évaluation des fournisseurs. Cette évaluation peut se faire en fonction de plusieurs critères tels que le prix, la qualité des produits ou services, la réputation du fournisseur, les délais de livraison, etc. Il est recommandé d’établir une grille d’évaluation pour faciliter cette étape et garantir une sélection objective.
Dans la pratique, l’entreprise va établir une grille d’évaluation qui prend en compte plusieurs critères comme le respect du cahier des charges, la compatibilité avec les systèmes existants, la réputation du fournisseur dans le secteur, le support technique, et les coûts de maintenance, etc. A partir de cette grille d’évaluation, l’entreprise peut comparer objectivement les fournisseurs et sélectionner le moins-disant, c’est-à-dire le fournisseur le moins cher qui répond le mieux aux besoins.
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Négocier les conditions tarifaires
Une fois le fournisseur sélectionné, il est temps de négocier les conditions tarifaires. Cette étape vise à obtenir les meilleurs prix et conditions de paiement possibles. Il est important de prendre en compte les volumes d’achat, les délais de paiement, les remises éventuelles et tout autre élément qui peut influencer le coût global de la transaction.
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Fixer les conditions du contrat
Une fois les conditions tarifaires négociées, il est essentiel de fixer les conditions du contrat avec le fournisseur. Le contrat doit préciser clairement les droits et obligations de chaque partie, les spécifications des produits ou services, les délais de livraison, les conditions de paiement, les modalités de résiliation, etc. Il est recommandé de faire appel à un juriste spécialisé pour rédiger le contrat et s’assurer de sa conformité aux lois en vigueur.
De nos jours, le processus d’achats repose sur six étapes clés qui jettent les bases d’une relation client-fournisseur mutuellement bénéfique. Ce travail initial vise à établir une relation durable avec les fournisseurs, tout en favorisant une approche d’amélioration continue.
La fonction achats doit également relever le défi de la gestion des relations avec les fournisseurs, en évaluant et en pilotant leur performance. Cela ouvre de nouvelles opportunités pour optimiser la gestion des achats, telles que la digitalisation des transactions, la mise en place d’accords-cadres, la rationalisation du portefeuille fournisseurs, et bien d’autres projets visant à renforcer la compétitivité des entreprises.
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Finaliser et signer le contrat
Enfin, la dernière étape du processus d’achat fournisseurs consiste à finaliser et signer le contrat. Une fois le contrat signé, il est important de le conserver dans un endroit sûr et accessible à toutes les parties concernées. Il est également recommandé d’établir un suivi régulier avec le fournisseur pour s’assurer du respect des termes du contrat et résoudre d’éventuels problèmes ou litiges.
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Ce qu’il faut retenir sur le processus d’achat fournisseurs
En suivant ces sept étapes clés, il est possible de fiabiliser le processus d’achat fournisseurs et de minimiser les risques associés. En identifiant clairement les besoins, en sélectionnant des fournisseurs fiables, en négociant les conditions tarifaires et en établissant des contrats clairs, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et leur rentabilité et ainsi optimiser le processus et garantir la pérennité de l’entreprise.
