En tant que dirigeant de PME ou TPE vous avez l’obligation à chaque fin de mois de payer vos employés. Seulement, il n’est pas rare de rencontrer de nombreuses erreurs lorsque l’un de vos salariés consulte sa fiche de paie.
D’après l’observatoire de la paie, 30 % des entreprises constatent des erreurs de paie au moins une fois par an. Une solution pour y remédier, consiste à externaliser la paie.
Dans ce nouvel article, nous allons vous expliquer :
● Ce qu’est l’externalisation de la paie.
● Les avantages et inconvénients à externaliser la paie.
● Comment cela fonctionne ?
● Comment choisir les personnes à qui confier cette mission ?
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Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Externaliser la paie consiste à déléguer la gestion de la paie à une société, un travailleur indépendant ou à un cabinet spécialisé dans ce domaine.
L’objectif de ce procédé est d’éviter les erreurs de paiement.
Opter pour cette pratique peut être un vrai gain de temps. Vous avez la possibilité de le faire par vous-même mais cela peut d’une part devenir chronophage et, d’autre part, impliquer des erreurs comme par exemple :
● Omettre la déclaration des heures supplémentaires effectuées par les membres de votre équipe.
● Oublier les retenues sur salaire, comme les impôts ou les cotisations sociales.
● Saisir des informations incorrectes, ce qui peut mener à des erreurs dans les fiches de paie.
● Des retards dans la rémunération de vos employés.
Trop d’erreurs peuvent avoir un impact sur le moral de votre équipe.
A contrario, si cette partie est correctement effectuée, vos employés auront davantage confiance en vous. Cela vous épargnera également des formalités complexes.
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Pourquoi externaliser sa paie ?
Il existe deux méthodes d’externalisation que nous allons vous présenter :
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L’externalisation partielle
Le prestataire vous fournit un logiciel de paie qui vous permet d’externaliser votre paie.
Cette prestation se déroule comme ceci :
- Une simple assistance : le prestataire vous donne des conseils mais vous gérez vous-même la paie, gardant le contrôle sur vos données.
- Saisie des données : le prestataire vous fournit un logiciel grâce auquel vous pouvez saisir les données (absences, heures supplémentaires…). De la même manière, vous vous chargez des calculs et de l’édition des bulletins ainsi que des mises à jour.
- Vérification des bulletins : le prestataire vérifie les bulletins de paie que vous avez rédigé avant qu’ils ne soient envoyés aux salariés.
Cette pratique vous permet de bénéficier d’une expertise externe pour les calculs tout en gardant le contrôle sur les données de votre entreprise. Il faudra cependant du temps pour vous approprier les différentes fonctions de l’outil. Temps précieux qui pourrait être utilisé à d’autres tâches à valeur ajoutée.
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Externalisation totale
En optant pour cette deuxième solution, le prestataire gère l’intégralité du processus d’élaboration des bulletins de paie ce qui vous dispense de vous en occuper.
● Gagner du temps dans votre travail : vous êtes libérés de toutes les tâches liées à la paie. Ainsi, vous pouvez porter votre attention sur votre cœur de métier.
● Confier vos données à un expert spécialisé : la société choisie est une équipe de professionnels experts dans ce domaine, ce qui permet d’éviter les erreurs. Ils connaissent la réglementation et savent de quelle manière rédiger les bulletins de paie.
● Sécuriser vos données plus efficacement : les données sensibles liées à la paie sont stockées et traitées dans un environnement sécurisé conformément à la réglementation en vigueur.
Vous avez ainsi la possibilité de faire appel à une société experte dans le domaine et soucieuse du respect des données. En tant que client, vous devez fournir au prestataire toutes les informations nécessaires pour rédiger les bulletins de paie (contrats de travail, heures travaillées, absences, etc.).
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Important :
Bien choisir votre prestataire est une nécessité et cela consiste à lui poser les bonnes questions.
● Assurez-vous des règles de confidentialité : le prestataire respecte-t-il les données que vous lui confiez ? Il peut être utile de signer un contrat qui récapitule les informations de la prestation. Songez à mentionner le prix, le détail des prestations, le nombre de bulletins à rédiger. Aussi, l’ajout, d’une mention « ces données ne doivent pas être divulguées à un tiers” est une bonne pratique.
● Quels outils le prestataire utilise-t-il ? Cela vous permet de savoir si le prestataire est compétent dans son domaine.
Vous l’aurez compris, l’externalisation de la paie offre de nombreux avantages aux entreprises, quelle que soit leur taille. En confiant cette tâche à un prestataire spécialisé, vous pouvez bénéficier d’une expertise de qualité mais aussi d’un accompagnement personnalisé qui vous fera gagner du temps.
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Comment externaliser la paie ?
Quelles sont les différentes solutions ?
Il existe de nombreuses options pour externaliser la paie. En voici certaines ainsi que les critères pour bien choisir votre solution.
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Cabinet comptable ou expert-comptable :
Un expert-comptable peut gérer vos paies. Il s’occupe de calculer vos salaires et de mettre à jour vos bulletins de paie et déclarations sociales. Il peut aussi assurer le suivi comptable, la réalisation de vos comptes annuels et de vos déclarations fiscales.
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Entreprise spécialisée :
Tournez-vous vers un cabinet social et RH spécialisé dans la gestion des fiches de paie. Ils effectuent les mêmes tâches qu’un cabinet comptable, mais sont plus spécialisés en paie. Ces entreprises peuvent être amenées à collaborer avec votre expert-comptable pour le bon déroulement de leur travail, ce qui demande une communication régulière entre eux.
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Editeur de logiciel de paie en ligne :
Beaucoup d’entreprises confient la réalisation des fiches de paie à une plateforme de gestion en ligne. Ces outils sont très satisfaisants. Ils sont perfectibles sur certains points mais la qualité est là. Pensez bien sûr à comparer les prix pour choisir l’offre qui vous conviendra le mieux.
Si vous optez pour un outil de gestion de paie, voici quelques points de vigilance que nous vous conseillons :
– Une solution complète et facile d’accès : vous appréhenderez plus aisément un outil facile à utiliser. Ce sera plus pratique pour vous et vos collaborateurs !
– Un outil à jour sur la légalité : il est nécessaire que l’outil respecte les règles conventionnelles et que les bulletins et les déclarations sociales soient correctement rédigés.
– La politique RH : l’outil permettra-t-il d’intégrer les congés payés, les absences, les primes ?
– Un support réactif : si vous avez des questions sur l’outil, vous devez pouvoir joindre l’assistance à tout moment. Chez Galaxy Conseil, nous vous accompagnons au quotidien pour répondre à vos questions.
– Dématérialisation possible : l’outil permet-il de transformer les documents en un format adapté ? Ce point a son importance car, quoique soumis à une obligation légale, il amène aussi un aspect pratique.
– L’outil est-il sécurisé ? On ne le dira jamais assez : vos données sont précieuses et vous devez en prendre soin. Alors assurez-vous que l’outil que vous choisirez est sécurisé et que vos données seront protégées.
– Le cout est-il trop élevé ? Posez-vous la question du coût de l’investissement.
Maintenant que nous avons vu ce qu’est l’externalisation et ce que ça peut vous apporter, voyons comment la mettre en pratique.
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La méthode pour externaliser la paie
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Faire le bon choix :
Le choix du prestataire est crucial. Nous vous recommandons de comparer plusieurs offres pour choisir la société qui saura le mieux répondre à vos besoins.
● Mise en place d’une convention : une fois que vous aurez choisi votre prestataire, vous établirez une convention. Ce document précise les prestations fournies, les responsabilités de chaque partie, les modalités de transmission des données et les indicateurs de suivi.
● Regardez les avis du prestataire sur sa page Google : accorder un regard aux avis des autres clients est un bon moyen de vous faire une idée de sa réputation. Et ça peut aussi vous permettre d’être rassuré quant à son professionnalisme.
● Sondez votre entourage professionnel : vous connaissez des gens qui ont déjà sollicité l’aide de ce prestataire ? Qu’en ont-ils pensé ? Quel est leur ressenti ? Comment s’est passée la prestation ? Bien sûr, ce sera à vous de prendre votre décision finale mais cela peut vous aider dans votre choix.
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Collecte et transmission des données :
● Données nécessaires : le prestataire a besoin de nombreuses informations pour établir les bulletins de paie. Transmettez-lui les contrats de travail, heures travaillées, absences, primes, etc.
● Transmission : les données peuvent être transmises par fichier Excel, votre boîte mail, via un portail en ligne sécurisé ou par intégration directe avec votre logiciel de gestion des ressources humaines.
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Suivi et contrôle
● Espace personnalisé : vous disposez généralement d’un espace en ligne sécurisé pour suivre l’état d’avancement de vos fiches de paie, leur consultation et télécharger les documents.
● Reporting régulier: le prestataire vous fournit des reportings réguliers sur les coûts de la paie, les indicateurs clés de performance (KPI) et les éventuelles anomalies.
● Assistance : vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié pour répondre à vos questions et vous accompagner au quotidien.
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Évolution et adaptation
● Flexibilité : le prestataire s’adapte à l’évolution de votre entreprise (nouvelles embauches, changements de convention collective, etc.).
● Mise à jour réglementaire : le prestataire veille à la mise à jour de ses outils et de ses connaissances pour garantir le meilleur service possible en adéquation avec les dernières évolutions législatives.
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Quel est le coût pour externaliser sa paie ?
Cela dépend de la taille de votre entreprise et bien évidemment du choix de votre prestataire.
Les montants sont très fluctuants d’une société à une autre.
Puisque la tarification totale est évaluée en fonction de l’effectif, le coût du service sera évidemment moins important pour une PME que pour une entreprise de 500 personnes.
Voici quelques informations sur les tarifs standards qui peuvent être pratiqués.
A noter : d’après PayFit, le prix de l’externalisation oscille, en moyenne, entre 15 et 30 € par fiche de paie.
Cela dépend aussi des missions que vous allez confier au prestataire.
● Calcul des salaires : le prestataire procède au calcul précis des salaires en appliquant les règles légales et conventionnelles en vigueur.
● Édition des bulletins de paie : les bulletins de paie sont établis et mis à disposition des salariés, généralement par voie électronique.
● Déclarations sociales : le prestataire s’occupe de l’ensemble des déclarations sociales (DSN, charges sociales, impôts sur le revenu) dans les délais impartis.
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Conclusion :
Voici un récapitulatif de tout ce que vous pouvez retenir.
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– Externaliser votre service de paie est une bonne pratique qui vous permettra de payer vos employés de manière sereine et vous libérer du temps. Cela vous permettra d’éviter les erreurs de paie. Il existe deux types d’externalisation :
- Partielle : vous vous occupez de la paie de vos employés avec l’aide d’un outil qu’un expert vous fournit
- Totale : vous déléguez toute la partie paie à un prestataire à qui vous confiez vos données.
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– Faîtes le bon choix de prestataire : à quel moment les paiements sont-ils effectués et de quelle manière ? Le prestataire respecte-t-il les données que vous lui confiez ?
Pensez à faire une photocopie du devis ou du contrat pour avoir une trace écrite de toutes les prestations, et des conditions de votre collaboration.
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– Quelles solutions pour externaliser la paie ?
- Cabinet comptable ou expert-comptable : il s’occupe de gérer votre comptabilité et vos déclarations fiscales.
- Entreprise spécialisée : constituée d’experts dans les services de paie, elle peut vous fournir une expérience plus poussée.
- Editeur de logiciel de paie en ligne : une solution utilisée par beaucoup d’entreprises. Veillez à ce que l’outil soit pratique d’accès, qu’il respecte les réglementations RH et qu’il soit sécurisé pour que vous y rentriez vos données sans soucis.
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Important :
La paie est une étape importante dans la vie d’une entreprise et il est important de lui dédier le meilleur service. Cela a un impact sur votre productivité, votre temps mais aussi sur la relation avec vos employés.
Prenez le temps nécessaire mais veillez à choisir la meilleure solution pour vous et vos salariés.
● Déclarations sociales : le prestataire s’occupe de l’ensemble des déclarations sociales (DSN, charges sociales, impôts sur le revenu) dans les délais impartis.
