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La facturation électronique : comment la mettre en place

facturation électronique

La facturation électronique est une pratique de plus en plus répandue dans le monde des affaires. D’autant plus avec la réforme. Elle offre de nombreux avantages aux entreprises, mais sa mise en place peut sembler complexe. C’est d’ailleurs pour cela qu’un report de la facture électronique a été décidé alors que sa généralisation était initialement prévue en 2024. En effet, À compter du 1er janvier 2024, la facture électronique deviendra une obligation légale (article 153 de la loi des finances 2020), et ce, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Suivant la taille de l’entreprise, cette opération s’étendra jusqu’en 2026.

Nous allons ici vous guider à travers les étapes nécessaires pour mettre en place la facturation électronique. Notre cabinet d’expertise-comptable pour PME répondra aux questions essentielles : Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Pourquoi la mettre en place ? Quels sont ses avantages ainsi que les règles à suivre ? Quelles sont les obligations légales en la matière et les sanctions prévues en cas de non-conformité ?

Qu’est-ce que la facture électronique et qui est concerné par leur dématérialisation ?

Avant de plonger dans les détails de la mise en place de la facturation électronique, il est essentiel de comprendre ce qu’est une facture électronique. Une facture électronique est une facture dématérialisée, c’est-à-dire une facture sous format électronique qui est transmise et conservée de manière numérique. Contrairement aux factures traditionnelles sous format papier, les factures électroniques n’existent pas sous forme physique, ce qui les rend plus efficaces à gérer et à traiter.

La dématérialisation des factures concerne un large éventail d’entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes. En général, toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures sont concernées. Cela inclut les fournisseurs, les prestataires de services, les commerces de détail, les entreprises industrielles, etc. La facturation électronique s’applique également aux entités publiques et aux administrations gouvernementales.

Pourquoi mettre en place une facturation électronique ?

La mise en place de la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

  • Réduction des coûts

La facturation électronique permet de réduire les coûts associés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage de factures papier. De plus, elle réduit les risques d’erreurs humaines dans le processus de facturation et d’enregistrement comptable. Certains logiciels proposent la gestion commerciale et comptable, la gestion des stocks et de la trésorerie.

  • Amélioration de la productivité

Elle simplifie le processus de création, d’envoi et de réception des factures entre les partenaires. Cela permet aux entreprises de gagner du temps dans le partage des données, la gestion de la TVA et d’augmenter leur productivité.

  • Réduction des délais de paiement

Elle permet une communication plus rapide entre les parties concernées, ce qui peut accélérer le processus de paiement. Les entreprises peuvent donc obtenir leur argent plus rapidement.

  • Bon pour l’environnement

Réduire l’utilisation de papier conduit à une diminution de la coupe d’arbres et à une réduction des déchets. La facturation électronique contribue ainsi à la préservation de l’environnement.

  • Simplification de l’archivage

Les factures électroniques peuvent être stockées de manière électronique, ce qui simplifie l’archivage et la recherche de documents. Cela facilite également la conformité aux réglementations en matière de conservation des documents et facilite les enregistrements comptables et les déclarations fiscales (TVA, etc.).

Obligation légale et règles à suivre pour dématérialiser ses factures ?

Il est important de noter que la facturation électronique peut être obligatoire dans certains pays et pour certaines entreprises à partir d’une certaine taille ou d’un certain chiffre d’affaires. Les calendriers d’obligation varient d’un pays à l’autre, il est donc essentiel de se tenir informé des réglementations locales en vigueur. En France, la dématérialisation des factures est obligatoire pour les administrations publiques depuis 2017. Elle est également obligatoire pour les entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires annuel supérieur à 2 millions d’euros depuis 2023.

La dématérialisation des factures est soumise à des règles strictes pour garantir l’authenticité, l’intégrité des données et la lisibilité des documents électroniques. Parmi ces règles :

  • L’utilisation de signatures électroniques avancées pour garantir l’authenticité des factures.
  • La conservation électronique des factures pendant une période définie par la réglementation.
  • La transmission sécurisée des factures électroniques entre l’émetteur et le destinataire.

Il est recommandé de faire appel à des experts en facturation électronique, tel qu’un cabinet spécialisé en dématérialisation de la comptabilité ou à des fournisseurs de solutions spécialisées pour s’assurer de la conformité aux règles en vigueur.

Quand lancer le passage à la facturation électronique ?

Le moment idéal pour lancer le passage à la facturation électronique dépend de chaque entreprise. Cependant, il est généralement conseillé de planifier cette transition avec soin. Voici quelques étapes clés à suivre :

  • Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques en matière de facturation électronique en tenant compte de la taille de l’entreprise, des processus internes et des relations clients / fournisseurs. Evaluer les ressources disponibles pour mettre en place la facture électronique.
  • Choix de la solution : Sélectionnez une solution de facturation électronique adaptée aux besoins de l’entreprise. Il peut s’agir de logiciels / plateformes spécialisés ou de services en ligne.
  • Période de transition et formation : Planifiez une période de transition où l’entreprise continuera à utiliser à la fois le logiciel de facturation électronique et la facturation papier pour garantir une transition en douceur tout en formant le personnel à l’utilisation des nouveaux outils. Organisez des sessions de formation pour le personnel sur l’utilisation du nouveau logiciel.
  • Intégration avec les systèmes externes et sécurisation des données : Assurez l’intégration de la solution de facturation électronique avec les autres systèmes et mettez en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles.  

Quelles sont les sanctions prévues pour absence de dématérialisation des factures ?

Le non-respect des réglementations en matière de facturation électronique peut entraîner des sanctions financières et des conséquences juridiques pour les entreprises. Ces sanctions varient en fonction des pays et des réglementations locales, mais elles peuvent inclure des amendes, des pénalités fiscales, voire des litiges avec les autorités fiscales. Il est donc crucial de se conformer aux réglementations en vigueur et de suivre les meilleures pratiques en matière de facturation électronique pour éviter toute sanction.

Ce qu’il faut retenir sur la facturation électronique

La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité et le respect de l’environnement. Cependant, sa mise en place nécessite une planification minutieuse, le respect des règles et une transition en douceur. Les entreprises qui ne se conforment pas aux réglementations en vigueur s’exposent à des sanctions financières et juridiques. Il est donc essentiel de prendre cette transition au sérieux et de s’entourer des ressources nécessaires pour réussir la dématérialisation des factures.

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