Dans un marché de l’emploi de plus en plus compétitif, les formations sont essentielles pour décrocher un emploi et développer des compétences. Créer un organisme de formation constitue ainsi une opportunité d’œuvrer dans un secteur très porteur. Qu’il s’agisse de formation en informatique, en administration, en développement personnel, en vente ou autre domaine, vous devez respecter un certain nombre d’obligations. Découvrez dans cet article les différentes étapes pour créer un organisme de formation.
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Comprendre les missions d’un organisme de formation
Avant d’entamer les démarches, découvrez d’abord les missions d’un organisme de formation et les avantages qu’il offre.
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Rôle d’un organisme de formation
Un organisme de formation est une entreprise proposant une formation aux salariés ou aux demandeurs d’emploi. L’objectif est de favoriser l’insertion, la réinsertion professionnelle ou le maintien de l’emploi. Les missions d’un organisme de formation consistent également à développer les compétences professionnelles des personnes ayant suivi la formation.
Les personnes physiques comme les personnes morales peuvent créer un organisme de formation. Vous pouvez être un entrepreneur individuel, un professionnel de l’éducation, une entreprise souhaitant diversifier votre activité ou encore un spécialiste dans un domaine technique spécifique.
En tant qu’organisme de formation, vous pouvez choisir votre mode de formation :
- Formation présentielle : les apprenants assistent régulièrement aux cours au sein de vos locaux ou de leur entreprise.
- Formation à distance : elle peut s’organiser en classes virtuelles, en micro-learning ou en social learning.
- Formation en alternance : elle se compose de cours pratiques et de cours théoriques.
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Avantages de créer un organisme de formation
Créer un organisme de formation, c’est se positionner sur un marché très demandé. Une étude de Xerfi a montré que les activités des organismes de formation ont augmenté de 7 % entre 2022 et 2023. En effet, les réformes gouvernementales et les avancées technologiques incitent les salariés et les demandeurs d’emploi à continuellement élargir leurs compétences.
Par ailleurs, la déclaration d’activité permet de bénéficier de l’exonération de TVA pour vos actions de formation. Elle s’applique aux organismes de formations professionnelles dont le chiffre d’affaires n’excède pas les seuils de la franchise en base de TVA.
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Réaliser les démarches préalables pour créer un organisme de formation
Le secteur de la formation professionnelle est très concurrentiel. Vous devez donc bien préparer votre projet avant de vous lancer.
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Étude de marché et business plan
Il est essentiel de réaliser une étude de marché pour déterminer si le projet présente un potentiel. Vous devez donc analyser les tendances du marché et observer la méthode des concurrents. Les formations proposées couvrent une multitude de domaines, tels que le community management, l’informatique, les langues étrangères, le secrétariat, etc. Prenez donc le temps d’analyser l’environnement du domaine dans lequel vous souhaitez vous positionner.
Pour réaliser efficacement une étude de marché, vous devez identifier votre public cible. C’est-à-dire définir l’âge, les catégories socioprofessionnelles, le sexe et d’autres critères. Déterminez ensuite leurs besoins et leurs attentes, notamment le contenu et le type des cours. Cela vous aide à mettre en place des stratégies adaptées pour attirer et fidéliser les clients.
L’aspect financier est un autre point à ne surtout pas négliger si vous voulez créer un centre de formation. L’élaboration d’un business plan consiste à déterminer si votre projet est financièrement viable à long terme. Ce document facilite non seulement l’atteinte de vos objectifs, mais également la recherche de financement. Le business plan doit comporter tous les détails de votre projet de création d’organisme de formation ainsi que les prévisions financières.
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Conception d’un catalogue de formation
Avec plus de 60 000 prestataires de formation en France, vous devez absolument vous faire connaître et vous démarquer. Le catalogue de formation permet de distinguer votre offre, de proposer des formations à vos clients, de répondre à des appels d’offres ou encore de remplir les obligations de certifications comme Qualiopi.
Le catalogue de formation regroupe l’ensemble des programmes de formation proposés par votre organisme. Son contenu doit comporter un maximum de détails sur la formation, à savoir :
- Le titre de la formation ;
- Les personnes pouvant assister à la formation ;
- Le niveau de la formation ;
- Le programme détaillé de la formation ;
- La durée et la fréquence de la formation, notamment les horaires ;
- Les modalités pédagogiques ;
- Le lieu pour les formations présentielles ;
- Les tarifs de la formation ;
- Les certifications éventuelles de votre organisme de formation ;
- Les informations sur le ou les formateurs, etc.
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Prévoir le budget pour créer un organisme de formation
La troisième étape consiste à élaborer le budget prévisionnel et à trouver les financements correspondants.
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Budget prévisionnel
Il convient d’établir un budget prévisionnel avant de créer un organisme de formation. Cela implique d’identifier toutes les dépenses nécessaires à la création de l’entreprise et au démarrage de votre activité :
- Frais liés aux formalités de création d’entreprise : ils incluent les coûts d’immatriculation et d’annonce légale, les apports en numéraire ainsi que les frais d’accompagnement professionnel.
- Les besoins en ressources humaines : si vous n’assurez pas la formation vous-même, vous devez déterminer le nombre de formateurs à recruter, ainsi que les autres personnels chargés de l’accomplissement de votre activité.
- Les besoins en ressources matérielles : ils dépendent de votre mode de formation. S’il s’agit d’e-learning, vous devrez investir dans des matériels informatiques et des solutions digitales. Les formations en présentiel nécessitent un local et du mobilier. Prévoyez dans votre budget les frais de transport si les formations sont à domicile.
- Les frais de communication et de marketing : ils englobent toutes les dépenses nécessaires pour faire connaître vos activités auprès du public cible. L’élaboration du plan marketing est un moyen efficace pour estimer les coûts.
Notez que les locaux de formation doivent respecter les normes régissant les établissements recevant du public. Il s’agit des normes relatives à la sécurité incendie et d’accès des personnes en situation de handicap.
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Recherche de financement
Diverses options existent pour financer la création de votre organisme de formation. Se tourner vers vos proches constitue un moyen d’obtenir des fonds de démarrage d’activité. Vous pouvez par ailleurs lever des fonds via des plateformes de crowdfunding ou trouver des business angels pour investir dans votre projet.
Il est aussi possible de chercher des subventions et des prêts d’honneur. L’option la plus courante est d’obtenir un crédit professionnel auprès d’un établissement bancaire. Le prêt bancaire couvrira vos besoins quotidiens, qu’il s’agisse d’équipements, d’immobilier ou de trésorerie.
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Accomplir les démarches légales de création d’un organisme de formation
Tous les préalables sont accomplis. Il est désormais temps de créer votre organisme de formation en accomplissant les démarches légales de création d’entreprise.
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Choix du statut juridique
Comme nous l’avons vu un peu plus haut, les personnes physiques et morales peuvent créer un organisme de formation. Vous avez donc le choix parmi ces différentes formes d’entreprise :
- Auto-entrepreneur ou micro-entreprise : dans ce cas, vous êtes chargé d’assurer vous-même la formation au sein de l’entreprise. Le chiffre d’affaires ne doit pas excéder 77 700 euros par an.
- Société : optez pour une SARL ou une SAS si vous avez des associés, et une EURL ou une SASU si vous êtes associé unique.
- Association : dans ce cas, votre organisme de formation doit avoir un but non lucratif et être composé d’au moins deux associés.
Pour assurer le développement à long terme de votre projet, la société est la forme la plus adaptée à l’organisme de formation. Les démarches sont certes plus longues et plus complexes, mais elles permettent de renforcer la confiance de vos partenaires et des investisseurs.
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Déclaration d’activité
Tous les organismes de formation doivent procéder à une déclaration d’activité au service régional de contrôle de la DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). Elle doit être déposée dans les 3 mois suivant la conclusion du premier contrat de formation. Une fois déclaré, votre organisme de formation figurera dans la liste publique des organismes de formation. Le numéro d’enregistrement qui vous est délivré à l’issue de la déclaration ne constitue pas un agrément.
Il faut fournir un certain nombre de pièces justificatives telles qu’un extrait KBIS, la copie de votre premier contrat de formation professionnelle ou de contrat d’apprentissage et l’identité et les CV des formateurs. L’administration peut aussi vous demander de fournir un justificatif concernant les compétences du formateur.
Le préfet peut ainsi refuser l’enregistrement de la déclaration d’activité dans certains cas :
- Incohérence entre les prestations prévues et les actions de formation professionnelle ;
- Absence d’une ou des pièces justificatives ;
- Condamnation de l’entreprise ou du prestataire pour des délits ou crimes incompatibles avec l’exercice des fonctions de gestion d’un organisme de formation ;
- Non-respect du Code du travail dans l’exécution des activités de formation professionnelle, etc.
Il est recommandé de faire appel aux services d’un expert-comptable pour organisme de formation pour s’assurer du bon déroulement des démarches administratives.
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Bilan pédagogique et financier
La loi exige également l’établissement d’un bilan pédagogique et financier (BPF) avant le 30 avril de chaque année. Ce document retraçant votre activité de l’année précédente peut être transmis en ligne ou par courrier.
Si vous n’envoyez pas votre BPF ou qu’il ne fait apparaître aucune activité de formation, votre déclaration d’activité ne sera plus valable. Il faudra alors effectuer une nouvelle demande pour pouvoir reprendre votre activité de formation.
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Obtenir les labels pour devenir organisme de formation
La dernière étape consiste à gagner la confiance de votre public cible. Il existe différentes certifications qui permettent à votre organisme de formation de se démarquer de la concurrence.
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La certification Qualiopi
La certification Qualiopi est une marque de certification qualité des prestations de formations délivrées par les organismes de formation accrédités par le Cofrac. Elle est facultative sauf si vous souhaitez accéder aux financements publics et mutualisés, tels que le CPF, les OPCO ou Pôle emploi. Outre l’accès aux fonds publics, l’obtention de cette certification offre également d’autres avantages non négligeables :
- Renforcement de la crédibilité de votre organisme de formation auprès de votre clientèle cible ;
- Amélioration de la qualité de vos prestations grâce à la mise en place de bonnes pratiques ;
- Accès à de nouveaux marchés.
Ce référentiel national se base sur sept critères reliés à 22 indicateurs. Pour l’obtenir, vous devez :
- Déposer une demande auprès d’un certificateur agréé de votre choix : ISQ, Bureau Véritas, AFNOR Certification, PRONEO CERTIFICATION, ICPF, etc. ;
- Signer le contrat avec l’organisme certificateur : vous devez déjà obtenir le numéro de déclaration d’activité pour pouvoir le faire ;
- Mettre en place un dispositif conforme au référentiel ;
- Préparer l’audit : un audit initial a lieu à une date convenue avec l’organisme certificateur choisi. Environ 18 mois après l’émission de votre certificat initial, un second audit appelé audit de surveillance a lieu. Enfin, un audit de renouvellement est réalisé tous les trois ans.
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L’enregistrement au RNCP
Si vous voulez emmener votre organisme de formation à un niveau de qualité encore plus élevé, vous pouvez envisager de vous enregistrer au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Pour s’enregistrer, il faut soumettre une demande à France Compétence. Cette dernière évalue votre demande sur la base de trois référentiels :
- Référentiel d’activités : les situations de travail, les activités exercées ainsi que les métiers et les emplois visés ;
- Référentiel d’évaluation : les critères et les modalités d’évaluation des acquis.
- Référentiel de compétences : les compétences et les connaissances, dont celles qui sont transversales ;
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L’agrément CPF
Le CPF ou Compte Personnel de Formation est un dispositif favorisant la formation continue des salariés. En effet, ces derniers bénéficient d’une grande flexibilité en convertissant les heures de formation acquises en crédit. Permettre aux salariés de s’adapter à leurs évolutions de carrière est un gage de crédibilité de votre organisme de formation.
Pour obtenir l’agrément CPF, il est nécessaire de :
- Obtenir le numéro de déclaration d’activité (NDA) ;
- S’enregistrer au RNCP ;
- Obtenir la certification Qualiopi ;
- Référencer la formation sur le site “Mon Compte Formation”.
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La désignation d’un commissaire aux comptes
Le Code du travail exige la désignation d’un commissaire aux comptes dans les organismes de formation et d’un suppléant. Cette obligation concerne uniquement les entreprises qui, à la clôture de l’exercice ou à la fin de l’année civile, remplissent deux des trois critères suivants :
- Bilan total supérieur à 230 000 euros ;
- Chiffre d’affaires hors taxe dépassant 153 000 euros ;
- Employant plus de 3 salariés en CDI.
L’absence de désignation d’un CAC peut être punie d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 30 000 euros. Les activités du responsable de l’organisme de formation peuvent aussi être interdites temporairement ou définitivement.
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Conclusion : Réussir votre création d’organisme de formation
Plusieurs démarches sont nécessaires pour devenir un organisme de formation. La procédure est relativement longue, de l’établissement des programmes de formation à la finalisation des démarches administratives. Il est recommandé d’obtenir les différentes certifications de qualité, bien qu’elles ne soient pas obligatoires. Faites-vous accompagner par un professionnel spécialisé pour anticiper chaque détail nécessaire au succès de votre projet.
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FAQ
Tout organisme de formation doit déposer une déclaration d’activité au service régional de contrôle de la DREETS. La demande doit être faite dans les 3 mois suivant la conclusion du premier contrat de formation. Vous êtes également tenu de transmettre un bilan pédagogique et financier tous les ans.
Pour devenir un centre de formation agréé CPF vous devez d’abord déclarer votre activité à la DREETS. Vous devez ensuite obtenir la certification Qualiopi sans laquelle le CPF ne sera pas possible. La dernière condition est de proposer des formations certifiantes.
Il faut généralement compter quelques mois à un an pour créer un organisme de formation. Le temps nécessaire dépend toutefois de la préparation de vos dossiers, de la complexité des démarches ainsi que de l’élaboration de votre programme de formation.
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur. Ensuite, vous devez signer un contrat avec cet organisme et vous soumettre à des audits : audit initial, audit de surveillance (après environ 18 mois) et audit de renouvellement (après 3 ans).
La création d’un centre de formation n’exige aucun diplôme spécifique. Il est néanmoins recommandé de se former pour acquérir les compétences requises pour gérer un organisme de formation. D’ailleurs, certaines activités nécessitent des diplômes ou des formations.
