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Comment externaliser sa comptabilité ?

comment externaliser sa comptabilité

La course à la performance conduit les entreprises à constamment rechercher une utilisation optimale de leurs ressources. Elles ont tendance à plus se recentrer sur leur cœur d’activité et à déléguer à un prestataire certaines fonctions supports. Aujourd’hui, elles ne recherchent plus seulement un expert-comptable mais bien un conseiller en gestion. C’est dans ce cadre de levier de performance que s’inscrit l’externalisation de la comptabilité d’une entreprise.

Dans ce contexte, en quoi consiste l’externalisation comptable, quels en sont les intérêts et les avantages ? Comment concrètement mener à bien le processus d’externalisation ?

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L’externalisation comptable c’est quoi : intérêts et avantages du processus

L’externalisation comptable : définition

Les entreprises quelle que soit leur taille ont une obligation légale de tenir une comptabilité. Cette activité peut être consommatrice de ressource et chronophage encore plus si elle éloigne l’entreprise de son cœur d’activité. Externaliser la comptabilité revient à s’attacher les services d’un professionnel, c’est un gage d’expertise, mais aussi de sécurité quant aux obligations à remplir. Ce professionnel peut être un cabinet d’expertise comptable, un comptable qualifié ou une association de gestion spécialisée en comptabilité. Ce prestataire externe qui dispose de l’expertise et du savoir-faire va s’occuper de gérer avec ses équipes la comptabilité de l’entreprise dans la limite des tâches qui lui sont confiées.

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Intérêts et avantages à externaliser sa comptabilité

L’entreprise, afin de se recentrer sur son core business, à tout intérêt à se délester des fonctions supports comme la comptabilité qui est consommatrice de ressource et n’ajoute pas de valeur ajoutée réelle à l’activité de l’entreprise. L’intérêt principal est donc un gain de temps et d’argent, et l’allègement de la masse salariale. Les avantages qu’elle peut en retirer sont nombreux, on peut citer entre autres :

  • L’expertise et la sécurité : déléguer sa gestion à un professionnel est gage d’expertise, mais aussi de sécurité quant aux obligations à remplir
  • La tranquillité et la concentration sur son activité :  la gestion de la comptabilité est chronophage, l’externaliser est synonyme de tranquillité et de concentration sur son activité principale
  • Moins de ressources humaines allouées à la gestion de la comptabilité : c’est ici un des intérêts de l’externalisation, elle permet des économies de masse salariale
  • Le conseil : choisir un cabinet comptable proposant des prestations de gestion d’entreprise permet aux entreprises de comprendre leur comptabilité et de développer leur performance

Il est évident que certaines entreprises ont donc tout intérêt à externaliser leur comptabilité. Comment mener à bien le projet d’externalisation ?

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Comment externaliser sa comptabilité

Il est important avant de se lancer dans un projet d’externalisation comptable d’avoir une vision claire de la situation organisationnelle de l’entreprise et de ses différents processus afin de déterminer le périmètre des activités à externaliser.

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Analyse de la structure organisationnelle

Il convient d’emblée de faire un diagnostic complet des différents processus comptables de l’entreprise. L’analyse porte sur :

  • Les méthodes comptables utilisées dans l’entreprise, quels types de comptabilité sont utilisés : générale, client, fournisseur, etc. 
  • Les obligations légales à respecter, ainsi que leurs échéances par exemple les déclarations fiscales, sociales
  • La volumétrie des éléments comptables à traiter: il s’agit de définir le volume des pièces comptables à traiter par le futur prestataire.
  • Les reportings à réaliser : on fait le point sur les reportings et tableaux de bord à réaliser

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Activités et tâches à externaliser

Une fois l’analyse du processus comptable réalisée, il s’agira pour le dirigeant d’opter pour le niveau d’externalisation voulu, partielle ou totale. Par la suite, il pourra décider en collaboration avec le prestataire des activités et tâches à externaliser, il peut s’agir par exemple de :

  • La saisie comptable : comptabilisation des différents postes : fournisseurs, client, paie, etc.
  • La gestion légales, fiscales, sociales : réalisation des comptes annuels, établissement des liasses fiscales, déclarations fiscales, etc.
  • Les travaux divers : comme les inventaires, comptabilisation des écritures de clôture, révision comptable, fiabilisation des données comptables, etc.

Le périmètre ainsi défini, les dirigeants ont leur base de négociation, l’étape suivante est la contractualisation dans une lettre de mission des termes de l’externalisation ainsi que la détermination du coût.

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Choisir son prestataire : lettre de mission et coût de l’externalisation

Etablir une lettre de mission

La lettre de mission est la contractualisation entre l’entreprise et le prestataire des activités qui sont déléguées. Elle a valeur de contrat et va régir les relations entre le client et l’expert-comptable. Elle doit comporter à minima les informations suivantes :

  • Le détail des missions et tâches à réaliser
  • La durée de la mission
  • Les obligations des différentes parties
  • Les échéances à respecter et les livrables à fournir
  • Une note importante concernant le secret professionnel et la confidentialité des données
  • Les honoraires du prestataire ainsi que son mode de calcul

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Déterminer le coût de l’externalisation

Le coût de l’externalisation comptable dépend du niveau d’externalisation choisi, partielle ou totale, du type de prestataire cabinet comptable, association, etc. Ensuite, pour déterminer le coût réel de l’externalisation on peut intégrer les frais relatifs à la recherche d’un prestataire, les coûts de gestion de l’externalisation, mais aussi les éventuelles économies à réaliser. La rémunération du prestataire dépend de ses missions et de la formule choisi.

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Savoir choisir son prestataire

Externaliser sa comptabilité est une décision stratégique. Le choix du prestataire doit à ce titre obéir à une certaine rigueur et des vérifications doivent être faites en fonction de divers critères tels que :

  • L’expérience du prestataire : il faut s’assurer que le prestataire a les compétences, la capacité et l’expérience pour mener à bien les missions
  • La méthode de travail : il faut choisir un prestataire faisant preuve de transparence dans sa méthodologie de travail. En effet, l’externalisation nécessite des interactions fréquentes avec le prestataire, connaître sa façon de travailler et ses outils est primordial
  • Coût de la prestation : comparer les prix est indispensable, il faut choisir le prestataire le moins cher et qui réunit les critères ci-dessus

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Ce qu’il faut retenir sur l’externalisation de sa comptabilité

Externaliser sa comptabilité n’est pas une décision à prendre à la légère. En amont, les dirigeants de l’entreprise doivent mener une analyse exhaustive du processus comptable afin de définir le périmètre d’action du prestataire. Ensuite, ils devront tout contractualiser dans une lettre de mission qui définit les contours de la mission et le mode de rémunération. Les avantages de l’externalisation sont nombreux et l’intérêt pour l’entreprise est de se recentrer sur son cœur d’activité et la recherche optimale de performance.

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