L’externalisation est une solution pour les entreprises qui veulent se délester des tâches chronophages sans valeurs ajoutées certaines. Elle permet de se recentrer sur leur cœur métier et leur savoir-faire et ainsi de gagner en performance. Il est ainsi possible de déléguer certaines tâches ou activités à des prestataires externes. Entre la gestion des appels, de la relations clients, la gestion de la paie ou de la comptabilité, les entreprises se déchargent d’une charge de travail conséquente en faisant appel aux services d’un prestataire extérieur. Toutefois, afin de profiter des bienfaits de l’externalisation comptable, il faut bien savoir choisir son prestataire. Quels sont les critères à respecter dans le choix de son prestataire ?
.
Pourquoi externaliser ses tâches ?
Avant de faire un focus sur les critères à cocher dans le choix de son prestataire, faisons un bref rappel des avantages de l’externalisation comptable.
Dans un premier temps, externaliser une fonction ou une activité, c’est la confier à un professionnel aguerrit ayant l’expérience, les compétences et le savoir-faire nécessaire afin de les mener à bien. En outre, l’entreprise cliente s’affranchit des tracas liés au recrutement, à la gestion des compétences, à la formation et au management des collaborateurs nécessaires au traitement de ces activités. L’entreprise peut ainsi se recentrer sur son cœur de métier. Faire appel à un prestataire externe permet entre autres de faire des économies sur les frais de personnel, de structure, de gagner en qualité, en conseil et en fiabilité, etc.
Afin de profiter de tous ces avantages, savoir choisir le bon prestataire est primordiale.
.
Comment choisir son prestataire ?
Comparer les prix
C’est un premier tri que doit réaliser l’entreprise. En effet, les offres étant nombreuses, il s’agit pour les dirigeants de comparer les prix des différents prestataires et leur offre de service. Le prix ne doit pas être le premier critère de choix du prestataire, mais la comparaison permet de ne pas payer au-delà du prix du marché les prestations proposées et ainsi perdre le bénéfice de l’externalisation. Dans ce sens, il faut contacter les prestataires (sauf appel d’offres) afin d’avoir des devis détaillés avec les missions couvertes afin d’estimer le budget de l’externalisation. Attention à s’assurer de l’exhaustivité et de la clarté du devis. Tenez compte des coûts cachés.
.
Vérifier l’expérience du prestataire
Il est crucial pour l’entreprise de s’assurer que le prestataire a les compétences, la capacité et l’expérience pour mener à bien les missions. L’idée est de ne pas confier des activités à un prestataire dont on ne connaît pas la réputation. Il est donc important d’avoir de bonnes références du prestataire afin de vérifier le niveau d’expérience, les compétences et le savoir-faire dans le domaine d’activité. On peut aussi mener une évaluation des collaborateurs externes, se renseigner sur le processus de recrutement ou la politique RH du prestataire afin d’avoir une indication du niveau de compétence.
Pour une externalisation comptable, une expertise fiscale et de gestion peut être importante. Requérir les avis des anciens clients du prestataire permet aussi de mesurer le niveau de ce dernier.
.
S’assurer de la capacité financière et technique du prestataire
La stabilité et la solvabilité du prestataire sont importantes dans une optique de collaboration à long terme. Dans ce sens, l’entreprise doit s’assurer que le prestataire est solide financièrement et qu’il n’y a pas de risque que ce dernier ne puisse plus honorer son contrat.
Par ailleurs, le prestataire doit valider certaines conditions techniques afin de bien mener la mission notamment :
- Une infrastructure technique fiable : le prestataire doit disposer de matériels et logiciels capables de répondre de façon optimale aux besoins du client. Il doit le cas échéant être capable d’investir pour acquérir les technologies nécessaires pour la prestation en cas d’évolution de la demande.
- Un système de communication opérationnel : le prestataire doit pouvoir garantir une communication fluide avec le client, ses équipes doivent être disponibles et joignables aux horaires définis dans le contrat. Ce dernier point doit faire l’objet d’une attention particulière si le prestataire est offshore et opérant sur un fuseau horaire différent.
.
En conclusion
Les avantages de l’externalisation ne sont plus à démontrer. Elle permet un gain de temps et d’argent, mais surtout de se recentrer sur son cœur d’activité. Toutefois, il est important de savoir choisir son prestataire sur la base de critères rigoureux. L’expérience, le savoir-faire, le prix et la capacité technique du prestataire sont autant de critères à ne pas négliger. Une fois le cabinet d’expertise-comptable sélectionné, commence le processus proprement dit d’externalisation.
