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Mise en place d’une comptabilité analytique dans une association

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La plupart des associations sont mono activité ou mono projet. Une simple comptabilité générale suffit à répondre à leur besoin. Par contre, lorsque l’association est multi-activité, avec différents projets, de surcroît financés par des entités différentes, la seule utilisation de la comptabilité générale devient insuffisante et inadaptée. Il convient dans ce contexte de mettre en place une comptabilité analytique afin de pouvoir affecter analytiquement les recettes et dépenses de l’association à une activité précise, une section donnée, ou un projet bien particulier. En quoi consiste la comptabilité analytique pour une association ? Comment la mettre en place et la gérer au quotidien ?

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Comptabilité analytique des associations : définition et objectifs

La comptabilité analytique pour une association permet d’affecter les charges et produits et de déterminer par conséquent le résultat relatif aux différentes activités, projets ou sections de l’association.

Prenons l’exemple d’une association culturelle et sportive qui donne des cours pour enfant et adulte, organise des spectacles, etc. L’expertise-comptable générale donnera en fin d’année le résultat global de l’association sans distinction d’activité. L’objectif de la comptabilité analytique sera lui de répondre au besoin de disposer d’un résultat par activité, afin de mieux piloter l’association en faisant par exemple des prévisions de budget, d’initier des projets, de développer certaines activités, etc.

La comptabilité analytique permet aussi d’assurer un suivi fiable des dépenses et recettes des activités et projets qui bénéficient de dons ou de subventions spécifiques et affectées.

Dans la pratique, comment la mettre en place au sein d’une association ?

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Comment mettre en place une comptabilité analytique ?

La mise en place d’une comptabilité analytique au sein d’une association nécessite une réflexion importante en amont.

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Préalable à la mise en place d’une comptabilité analytique :

Toute information a un coût, la mise en place d’une compta analytique prend du temps et des ressources. Il convient donc de préparer en amont sa mise en place en définissant les objectifs, les limites et contours d’un tel projet. Il faut savoir répondre à certaines questions : Que cherche-t-on à mesurer ? Quelles sont les activités ? Sont-elles rentables ? Le budget est-il respecté ? Etc.

L’association doit mener une réflexion sur l’organisation analytique à mettre en place afin de rendre compte le plus fidèlement possible de la situation de chaque activité.  Il s’agit donc de réfléchir entre autres sur :

  • Le projet associatif dans son ensemble,
  • Les moyens humains et les temps passés par activité,
  • Les activités proposées, leur coût et leur financement  
  • Les clés de répartition à choisir

Selon les objectifs poursuivis, un centre d’analyse ou un service d’analyse sera retenu. Ce sont des services comptables qui permettent de regrouper des coûts et/ou des produits pour déterminer des résultats par section. Si on reprend notre exemple précèdent, on pourrait mettre en place une section analytique pour les cours enfants, une autre pour les cours adultes, une pour les spectacles, etc.

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Mise en place de la comptabilité analytique :

Une fois l’étape de préparation terminée, il faut organiser le traitement quotidien de la comptabilité des associations . La saisie de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale se font en même temps. Chaque dépense ou produit enregistré en Comptabilité Générale sera imputé dans une ou plusieurs des sections analytiques en même temps. L’attribution des dépenses dans les sections analytiques exige une bonne connaissance du fonctionnement de l’association. En effet, si en comptabilité générale on classe les charges et les produits en fonction de leur nature, en comptabilité analytique, il s’agit d’affecter la dépense à une activité, un projet ou un service en particulier.

Toutefois certaines charges, dites indirectes, ne peuvent pas être affectées directement à une section analytique en particulier. Celles-ci doivent être imputées dans des sections dites auxiliaires dans un premier temps puis réparties dans les sections principales en fonction de clés de répartitions prédéfinies.

Sur l’exemple de notre association sportive et culturelle, les achats de tenues de sport peuvent être facilement affectés au centre concerné alors que les loyers de l’association, par exemple, nécessitent une clé de répartition en fonction des activités.

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Comptabilité analytique pour association : Les points d’attention

La réussite de la mise en place d’une comptabilité analytique nécessite de prendre quelques précautions :

  • Garantir la cohérence avec la comptabilité générale : Il est indispensable de garantir cette cohérence, il faut s’en assurer régulièrement. Le total des résultats des sections analytique doit être le même que le résultat en comptabilité générale. Cela implique que l’imputation analytique concerne toutes les charges et les produits et pas seulement une partie.
  • Simplifier le processus : la comptabilité analytique est complexe à mettre en place et rallonge les temps de traitement comptable. Il convient donc d’éviter au maximum de multiplier les sections qui complexifient le traitement et ne présentent pas d’intérêt pour l’analyse.
  • Etre prudent : Les règles de répartition en comptabilité analytique doivent être claires, acceptées, et comprises par tout le monde.

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En conclusion, comment fonctionne la comptabilité analytique d’une association ?

La comptabilité analytique au sein d’une association permet d’avoir une vision différente du résultat global de l’association dans la mesure où celui-ci est décliné par activité, section, etc.

Elle devient donc un outil de pilotage pour les dirigeants, car elle permet de prendre des décisions pour orienter les activités, initier des projets, rechercher des financements, etc. Les enjeux peuvent vite devenir très sensibles d’où l’intérêt d’être accompagné dans sa mise en place par des experts comptables pour association.

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