La trésorerie demeure une question centrale pour toute entreprise, y compris pour les avocats en indépendant ou en cabinet. Une trésorerie trop faible peut créer des bouleversements dans les activités. Au contraire, maintenir une trésorerie trop importante peut paradoxalement devenir contre-productif. C’est la raison pour laquelle une bonne gestion de trésorerie est essentielle pour un cabinet d’avocats. En plus de minimiser les risques financiers, une bonne gestion de la trésorerie d’avocat assure la pérennité de l’activité. Dans ce guide, nous vous dévoilons les principaux moyens d’optimiser votre trésorerie, en passant par la gestion de la facturation jusqu’à la sécurisation de la trésorerie.
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Pourquoi la gestion de trésorerie est cruciale pour les avocats ?
Comme dans toute entreprise, la gestion de trésorerie d’un avocat est cruciale pour la stabilité financière. Puisqu’un cabinet d’avocat fonctionne comme une société commerciale, une bonne trésorerie est essentielle pour continuer les activités sur le long terme. Comme vous le savez, un cabinet d’avocat se rémunère principalement grâce aux honoraires payés par les clients. Un simple retard de paiement peut donc impacter la trésorerie, d’où l’importance d’une bonne gestion.
La gestion de trésorerie pour avocat repose ainsi sur une meilleure anticipation des périodes creuses. En effet, il arrive qu’un cabinet d’avocat connaisse une période calme, notamment lorsqu’il y a peu de clients. Cette baisse de rentrée d’argent peut avoir des impacts lourds sur la pérennité du cabinet si elle s’accompagne de défauts de paiement de la part de client. Il devient alors primordial d’anticiper ce genre de situation grâce à un pilotage de la trésorerie réalisé par un expert-comptable pour cabinet d’avocat ou un autre responsable.
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Quelles sont les étapes pour optimiser la trésorerie de son cabinet d’avocat ?
Voici les principales étapes pour bien optimiser la trésorerie de votre cabinet d’avocat.
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Établir un tableau de trésorerie
La comptabilité pour les avocats est strictement encadrée, que vous travailliez en indépendant ou au sein d’un cabinet. Les obligations comptables et fiscales diffèrent néanmoins selon la structure juridique adoptée. Mais dans tous les cas, il est obligatoire de gérer la trésorerie en surveillant les dépenses et les recettes. Vous devez donc structurer un tableau de flux de trésorerie qui retrace les entrées et les sorties d’argent sur une période donnée.
Ce tableau permet de :
- Prendre des décisions éclairées grâce à une vision claire et actualisée de la santé financière du cabinet d’avocat.
- Obtenir des financements en démontrant aux investisseurs votre capacité à gérer efficacement les liquidités.
- Suivre la rentabilité à travers le suivi des rapports entre bénéfices et trésorerie.
- Prévenir les crises financières en repérant à l’avance les signes de difficulté financière.
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Automatiser la facturation
Pour améliorer votre trésorerie, il est aussi important de mettre en place un processus automatisé de facturation. Avec la gestion des facturations et des différents délais de paiement de vos clients, vous n’êtes pas à l’abri des oublis, voire de la procrastination.
Grâce à l’automatisation de la facturation, il est possible d’envoyer de manière automatique :
- La facture au client par mail.
- Un mail de pré-relance quelques jours avant l’échéance.
- Un mail de relance après l’échéance.
Ce système vous permet de recouvrer facilement vos créances et éviter de bloquer votre trésorerie. Il facilite par ailleurs la gestion de la TVA pour les avocats qui a une importance dans la facturation.
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Mettre en place des indicateurs financiers clés (KPI)
Établir un tableau de trésorerie ne peut pas suffire à évaluer la rentabilité de votre cabinet d’avocats. Vous devez en sus suivre les indicateurs financiers comme :
- Les chiffres d’affaires : analyser l’évolution mensuelle et annuelle des revenus pour identifier les périodes creuses.
- Le taux de facturation moyen : pour mesurer la valeur générée par heure travaillée.
- Le seuil de rentabilité : permet de déterminer le chiffre d’affaires nécessaire pour couvrir l’ensemble des charges du cabinet d’avocat.
Outre les KPI financiers, il existe d’autres indicateurs de performance, tels que les KPI de productivité et les KPI de satisfaction client.
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Quels logiciels et outils pour une trésorerie fluide ?
Vous l’aurez compris, il est impossible de gérer efficacement votre trésorerie sans utiliser des outils technologiques.
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Tableau de flux de trésorerie
Microsoft Excel ou Google Sheets constituent des outils couramment utilisés pour la gestion de trésorerie pour un avocat. Pour créer votre tableau, il faut :
- Rassembler les données financières : factures, relevés bancaires, reçus, prévisions financières, etc.
- Créer le modèle de tableau de trésorerie : vous pouvez choisir un modèle préconçu ou bien personnaliser votre tableau.
- Saisir les données : créez les différentes catégories et intégrez toutes les données collectées, notamment les entrées et les sorties d’argent dans les catégories correspondantes.
- Mettre à jour les données : les mises à jour doivent être régulières pour suivre l’évolution de votre trésorerie.
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Outils de gestion de trésorerie
Il existe d’autres outils qui facilitent la gestion de votre trésorerie. Il peut s’agir de logiciels de comptabilité :
- Logiciel de comptabilité générale : saisie des transactions, tenue des livres comptables, etc.
- Logiciel de comptabilité analytique : suivi des performances grâce à l’analyse des coûts, des marges et de la rentabilité.
Il existe aussi des logiciels spécialisés comme :
- Les logiciels de gestion de trésorerie : spécialement dédiés aux flux de trésorerie, à la gestion des règlements, aux prévisions de suivi des soldes, etc.
- Les logiciels de gestion de la paie : calcul des salaires, déclarations sociales, suivi des congés et absences, etc.
- Les logiciels de gestion des immobilisations : gestion des cessions, des acquisitions et des amortissements.
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Quelles sont les bonnes pratiques de suivi et de contrôle de trésorerie ?
Découvrez cinq bonnes pratiques pour optimiser le contrôle de votre trésorerie.
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Raccourcir les délais de paiement
Se faire payer vite est la clé d’une bonne trésorerie, pourtant beaucoup d’avocats ont du mal à parler d’argent avec les clients. Il ne faut donc pas négliger la question de timing en matière de facturation. Pour ce faire, facturez vos clients régulièrement, par exemple, en se faisant payer partiellement ou totalement avant de commencer la prestation. Il s’agit d’une pratique courante dans les cabinets d’avocats.
Si le paiement en amont dérange votre client, vous pouvez proposer des facilités de paiement afin de maintenir une bonne relation de confiance avec celui-ci. Pour les paiements en plusieurs tranches, il faut multiplier les échéances pour encaisser régulièrement votre dû. D’ailleurs, n’hésitez pas à relancer vos clients dès le premier retard constaté.
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Automatiser la facturation et les relances
L’automatisation de la facturation et des relances garantit une gestion de trésorerie plus fluide. En effet, l’automatisation de la facturation assure :
- Un gain de temps : il n’est plus nécessaire de saisir manuellement des données par exemple.
- Une réduction des erreurs : les tâches non manuelles sont plus précises.
- Une meilleure trésorerie : optimisation des délais de paiement.
Le système d’automatisation nécessite néanmoins l’intervention humaine. Impliquer les collaborateurs dans le recouvrement constitue un bon moyen d’améliorer la productivité du cabinet d’avocat. Les collaborateurs peuvent disposer d’outils informatiques pour avoir une meilleure connaissance des sujets liés à la facturation. Les logiciels de suivi client permettent également aux collaborateurs de consulter les données.
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Réduire certaines dépenses
Il est difficile de continuer les activités en cas de difficultés de trésorerie. Pour y faire face, la solution à court terme est de réduire les dépenses qui ne créent pas de réelle valeur pour le client. En d’autres termes, des dépenses à faible retour sur investissement. Cela consiste à déterminer si une dépense a un impact sur l’expérience du client. Si ce n’est pas le cas, il faut supprimer cette dépense pendant les périodes difficiles. Vérifiez toutes les dépenses et mesurez leur pertinence : équipements, bureau, restaurants, prestataires, transports, etc.
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Prévoir une réserve de trésorerie
Comme toute entreprise, un cabinet d’avocat doit constituer une réserve pour faire face aux imprévus. En général, il faut constituer 3 à 6 mois de trésorerie pour être en sécurité. Un mois de trésorerie équivaut à la somme des charges pendant un mois. Pour des charges mensuelles de 6 000 euros, il faut donc prévoir un niveau de trésorerie cible compris entre 18 000 euros à 36 000 euros.
Il est également possible de demander une facilité de caisse ou une autorisation de découvert auprès de votre banque. Ce filet de sécurité supplémentaire vous autorise à être à découvert dans la limite de la somme autorisée.
Sachez également utiliser l’excédent afin d’optimiser votre trésorerie. Au lieu de faire grandir davantage la trésorerie sans la toucher, vous pouvez l’investir pour d’autres besoins personnels ou pour les salariés.
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Agir rapidement en cas de difficulté de trésorerie
Le tableau de flux de trésorerie est un outil essentiel pour détecter les difficultés qui peuvent survenir. Dès les premiers signes, vous devez donc prendre des décisions rapidement. À partir de votre tableau, identifiez les dépenses présentant un retour sur investissement faible ou incertain. Une fois sorti de cette phase de difficulté, vous pourrez réengager ces dépenses.
Vous aurez donc compris que la trésorerie n’est pas à négliger tout au long de l’existence de l’entreprise, et même lors d’une cession d’entreprise.
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Conclusion
La gestion de la trésorerie d’un avocat est à prendre au sérieux. Elle permet non seulement un meilleur suivi des flux de trésorerie, mais aussi d’agir rapidement en cas de difficulté. Au-delà de la simple automatisation, une bonne gestion permet d’améliorer la productivité, de booster la rentabilité, et de renforcer la satisfaction client. Pour une activité sereine, confiez la comptabilité de votre cabinet d’avocat à un expert-comptable spécialisé dans les cabinets d’avocats.
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FAQ
Pour un cabinet d’avocat, il est nécessaire de s’intéresser aux KPI financiers (chiffre d’affaires, taux de facturation moyen, seuil de rentabilité) pour mesurer la rentabilité du cabinet. Il faut également tenir compte des KPI de productivité comme les heures facturables, le taux de recouvrement des honoraires et le délai moyen de traitement des dossiers pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Enfin, les KPI de satisfaction client permettent d’assurer la fidélisation des clients. Ils consistent à mesurer le taux de satisfaction client, la réputation en ligne et le taux de fidélisation.
Pour automatiser efficacement la facturation, vous devez d’abord utiliser un logiciel de facturation adapté. Il faut donc tenir compte des fonctionnalités du logiciel pour s’assurer qu’elles répondent à vos besoins. Il faut par ailleurs numériser les factures physiques avant d’automatiser le processus d’approbation. Bien que la facturation soit automatisée, vous devez toujours suivre et analyser les données de facturation grâce à des tableaux de bord, par exemple.
En général, il faut viser un montant pouvant couvrir trois à six mois de dépenses d’exploitation pour avoir une bonne trésorerie. Cela permet de se protéger en cas d’imprévus et de périodes creuses. Par ailleurs, il est plus judicieux d’investir l’excédent ailleurs pour optimiser la trésorerie.
