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Comment piloter une ESN ?

Comment piloter une ESN ?

Avec la digitalisation, les besoins en services informatiques des entreprises ne cessent de grandir. C’est une des raisons de la hausse du nombre d’ESN, sigle pour désigner les Entreprises de services numériques, anciennement appelées SS2I.

Ces entreprises sont des acteurs majeurs de la transformation digitale, elles ont pour vocation de conseiller, d’accompagner et d’assister leur client dans la gestion et la réalisation de leur projet. Concrètement une qu’est-ce qu’une ESN ? Comment fonctionne-t-elle ? Comment la piloter et rechercher une meilleure performance ?

Qu’est-ce qu’une ESN ?

Qu’est-ce qu’une ESN ?

Une ESN est une entreprise spécialisée dans les services numériques. Elle répond aux besoins d’une entreprise cliente d’externaliser tout ou une partie de ses services et projets informatiques. Elle a pour objectif de valoriser les outils numériques, de trouver des solutions grâce à ces outils et de permettre aux entreprises de les utiliser. Afin de mener à bien ces missions, elle met à disposition des consultants qui vont répondre aux besoins formulés par le client.

Une ESN est donc une entreprise B2B, les clients finaux étant des entreprises. Les domaines d’expertises et métiers sont variés : le conseil, l’ingénierie, la conception et le développement, la formation, etc. Les prestations fournies peuvent être assez ponctuelles ou s’étendre sur plusieurs jours, mois voire années.

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Quel est le fonctionnement d’une ESN ?

Le fonctionnement d’une ESN repose sur plusieurs piliers :

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La composition en termes d’effectif

Une ESN est composée principalement de deux types de collaborateurs :

  • Les consultants qui vont intervenir chez le client afin d’apporter la solution technique
  • Et les commerciaux qui sont les apporteurs d’affaire, c’est eux qui vont trouver les contrats et donc les missions pour les consultants.

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Les modes de prestation

L’ESN peut proposer deux formes de prestation :

  • L’organisation en régie : en collaboration avec l’entreprise cliente, l’ESN détermine le volume horaire nécessaire à la réalisation du projet. La facturation repose sur un taux journalier des consultants concernés. En mode régie, l’ESN a une obligation de moyens, elle doit s’atteler au maximum à atteindre les résultats voulus dans le temps réparti.
  • L’organisation en forfait : dans ce mode, l’ESN a une obligation de résultat et s’engage à fournir un certain nombre de prestations. Elle doit fournir un livrable à une date précise déterminée avec le client.

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La rémunération

L’ESN est rémunérée en fonction des prestations qu’elle réalise chez le client. Cette facturation doit couvrir l’ensemble des charges engagées par l’ESN en lui permettant de dégager une marge suffisante. En fonction du type de mission et de sa durée, le mode de rémunération sera différent :

  • Pour les missions longues, la facturation se fait au forfait selon le temps passé sur la mission, le TJM ou taux journalier moyen est utilisé.
  • Pour les missions très courtes ou concernant un nombre limité de prestations (maintenance applicative ou logiciel par exemple), la facturation peut se faire au forfait, en régit ou au ticket (pour une prestation par exemple).

Une fois qu’on a défini ce qu’est une ESN et comment elle fonctionne, il convient de savoir comment la piloter afin d’en tirer une performance optimale.

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Comment piloter une ESN ?

Une ESN est une société comme une autre, son objectif principal est la recherche de performance dans son domaine d’activité qui est la fourniture de services numériques. Il faut sans relâche rechercher un bon équilibre entre :

  • Fournir des prestations de qualité
  • Trouver de nouvelles missions pour les consultants
  • Recruter les bons profils
  • etc.

Pour piloter une ESN il convient donc de monitorer à minima les indicateurs suivants :

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Les effectifs

C’est la ressource principale d’une ESN. A l’instar de la matière première et des équipements dans l’industrie, la ressource humaine est la composante principale dans une ESN, c’est elle qui crée la valeur ajoutée. En effet, l’ESN apporte de la valeur ajoutée à ses clients à travers le savoir-faire et l’expertise de ses collaborateurs. L’ESN va apporter les solutions techniques et prodiguer des conseils dans la gestion et l’exploitation des projets informatiques du client.

Il est donc évident qu’il faut piloter cette ressource de façon optimale en suivant le taux de turn-over, en attirant et recrutant les meilleurs profils et en veillant à accroître leurs compétences par des formations continues.

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Le chiffre d’affaires

Comme toute entreprise un des indicateurs majeurs de suivi de l’activité est le CA dans la mesure où il permet de mesurer la valeur produite par l’entreprise. Ici, le CA concernera la facturation du temps passé par les collaborateurs sur les projets, le produit de la conception ou de la revente de logiciels, les offres de support ou de formation, etc. Le calcul du CA peut être plus ou moins simple en fonction de la complexité de l’activité ou du mode de facturation (forfait ou régie).

Il est important pour les dirigeants de l’ESN de suivre et piloter cet indicateur qui mesure la capacité de l’entreprise à trouver des missions et donc à produire de la valeur.

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La marge

Le calcul de la marge permet de mesurer la rentabilité de l’ESN, autrement dit sa capacité à gagner de l’argent en produisant. Sans rentrer dans les détails, elle se calcule par la différence entre la production de l’ESN, c’est-à-dire son CA (facturation des consultants, etc.) et les charges induites par l’activité (masse salariale, charges fixes, etc.). Une étape cruciale de ce calcul est la définition d’un coût journalier moyen ou CJM pour un collaborateur qui comprend le salaire chargé, les différents coûts indirects (téléphone, matériel, etc.), une quote-part de formation. La totalité de ces charges sera ramenée au nombre de jour travaillé. Cet indicateur est très important, car il permet de connaître la rentabilité d’un collaborateur.

D’autres indicateurs peuvent être suivis dans le cadre du pilotage de gestion de l’ESN, par exemple : le TACE (taux d’activité congés exclus), le TJM vu plus haut, etc.

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Quels sont les indicateurs de performance des ESN ?

Le taux journalier moyen (TJM) de facturation

Le taux journalier moyen est exprimé en euros comme la moyenne d’une journée de production d’un collaborateur.

Le taux journalier moyen est un levier qui influe directement sur la rentabilité d’une entreprise de services. Il s’agit du montant moyen facturé à l’entreprise cliente pour une journée de prestation. Naturellement, plus le service est cher, plus la rentabilité est élevée, puisque le coût de production est fixe. Ce TJM doit encore être accepté par le marché.

Comme les marges, les métriques TJM peuvent être calculées à plusieurs niveaux : par service, par secteur, par période, etc.

Pour les services vendus en direct, le taux de facturation journalier est facile à calculer : il suffit de prendre la moyenne arithmétique du taux de facturation journalier et de la productivité, par cycle, par tâche, par client, par BU, par projet, etc. Prendre comme moyenne arithmétique.

En revanche, pour les prestations packagées, le tarif réel n’est connu qu’à la fin de la prestation. Dans ce cas, l’hypothèse du montant est créée au départ (montant total / temps passé) et sera ajustée au fur et à mesure de l’avancement du projet.

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Le coût journalier moyen (CJM)

Le chiffre d’affaires n’est pas un indicateur suffisant pour estimer la santé d’une ESN. Comme pour toute entreprise, il faudra calculer la rentabilité. Pour ce faire, nous allons d’abord regarder le coût des ressources utilisées, ainsi que le coût journalier moyen.

Le coût journalier moyen représente le coût estimé des programmes d’intervention des employés. Le CJM est calculé en fonction des données du dossier de l’employé, de son salaire et des dépenses afférentes. Il existe deux approches : selon qu’il s’agit d’un collaborateur interne ou d’un collaborateur externe.

  • Méthode de calcul des employés internes :
[(salaire annuel brut / jours de travail potentiels par an) x facteur de coût]
  • Mode de calcul pour les collaborateurs externes :
[(Tarif jour HT x nombre de jours ouvrés par an) + (tarif mensuel x 12)] / nombre de jours ouvrés par an.

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Le taux d’activité (TACE)

Très opérationnels, les taux de dotation correspondent au taux de staffing. Calculé comme suit :

Le nombre de jours que le service facturable a produit / (nombre de jours ouvrés – nombre de jours de congés).

Les taux de dotation peuvent être affichés dans le tableau de bord comme d’autres métriques utiles à ESN :

• Disponibilité

• Jours et collaborateurs disponibles

• Suivi des collaborateurs intercontractuels

• Jours d’absence

• Jours facturables

• Nombre de jours indéfini

• Sous-traitant

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Le taux d’activité congés inclus (TACI)

Il se calcule de la même manière que le TCE à la différence que les congés sont inclus.

TACI = nombre de jours produits / nombre de jours potentiels

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Comment piloter une ESN ?

En définitive, piloter une ESN revient à piloter une entreprise comme une autre. Il convient de suivre les indicateurs clés qui sont pertinents en fonction de l’activité. Une mesure fiable de ces indicateurs est nécessaire dans les prises de décision et le pilotage de l’ESN. Elle permet aux dirigeants, en fonction des périodes, de savoir par exemple quand et quel profil recruter, s’ils doivent mener des sessions de formations pour les collaborateurs, s’il est nécessaire de réduire les charges fixes ou de revoir les méthodes facturation afin de garantir une meilleure rentabilité. Un expert-comptable spécialiste des ESN peut vous aider à piloter votre entreprise et à suivre ces indicateurs.

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