Un processus métier est un ensemble de tâches ou d’activités réalisé de manière séquentiel et répétitif dans le but d’atteindre un objectif. Il peut s’agir de tâches simples telle l’impression de courrier client, ou revêtir un caractère plus complexe comme la gestion des approvisionnements ou des stocks. Savoir gérer et maîtriser ces processus revêt un caractère primordial dans la recherche de la performance. Dès lors en quoi consiste la gestion de ces processus métiers ?
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Qu’est-ce que la gestion des processus métiers ?
La gestion des processus métiers ou BPM en anglais (Business Process Management) consiste à analyser et améliorer les différents processus métiers de l’entreprise dans l’optique d’atteindre une meilleure efficacité et efficience opérationnelle.
En effet, avec la croissance de l’entreprise, les différents processus métiers peuvent devenir inefficaces, inefficients ou même obsolètes suites aux évolutions technologiques, réglementaires, etc. Dans ce contexte, le BPM a pour objectif d’aider l’entreprise à analyser et optimiser ses processus. C’est une étape indispensable dans la démarche de gestion d’entreprise afin d’améliorer sa performance. Les processus métiers étant nombreux dans une entreprise, on peut regrouper les types de BPM en fonction du processus cible concerné.
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Quels sont les 3 types de processus métier ?
Il existe trois types de BPM qui peuvent aider à optimiser les processus métiers.
- BPM centré sur l’humain : ce type de gestion met en avant l’humain qui est l’élément central du processus par exemple lorsque des approbations sont nécessaires.
- BPM centré sur les documents :ce type de BPM s’articule autour de la rédaction d’un document. Il consistera à améliorer les processus métiers qui concourent à la production de ce document.
- BPM centré sur l’intégration :ce type de BPM s’intéresse aux processus qui ne nécessitent pas ou peu d’intervention humaine. Il vise à intégrer au maximum les outils, logiciels ou méthodes et faciliter la circulation des informations et des données au sein de l’organisation.
Comment piloter ses processus métiers et améliorer sa performance ?
Pour piloter les processus métiers et améliorer la performance de son entreprise, il faut avoir une vue d’ensemble des différents processus. Le BPM permet de comprendre, d’analyser et d’améliorer les processus en établissant un modèle de processus idéal que l’on va comparer avec les processus actuels afin de déterminer des points d’amélioration. La gestion des processus métiers, levier du pilotage d’entreprise, passe par 5 grandes étapes :
- Conception de processus : c’est la phase initiale du BPM, elle consiste à faire une description détaillée des processus actuels, identifier les tâches et les responsables. L’idée est d’avoir une vue d’ensemble et pouvoir déterminer ce qui fonctionne ou pas.
- Modélisation :il s’agit ici de déterminer le modèle de processus cible. A cette étape, on aura déjà défini en amont les tâches inefficientes ainsi que les points de blocage. On va trouver une solution à ces problèmes en modélisant le processus idéal avec ses flux de données, les temps alloués aux tâches, etc.
- Exécution : cette étape consiste à mettre en place les changements apportés dans le processus initial. N’oublions pas que le BPM est un processus continu et que la mise en place du nouveau processus doit être progressive. Si les changements apportés sont de grande ampleur, il sera nécessaire de passer par un processus de conduite du changement. A ce stade, toutes les modifications apportées doivent être documentées.
- Surveillance : une fois le nouveau processus implémenté, il convient de surveiller les résultats. Y a-t-il eu des améliorations par rapport aux points de blocage et tâches inefficientes précédemment identifiés ? Les processus sont-ils bien utilisés ? Autant de questions à se poser et qui doivent venir témoigner d’une amélioration ou pas des processus métiers.
- Optimisation : lors de cette dernière étape, aussi appelé phase d’automatisation, on va poursuivre la surveillance afin de déceler des zones d’optimisation et d’automatisation possible.
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A retenir sur les processus métier
Avec les évolutions réglementaires, technologiques et autres, l’entreprise dans sa quête de performance doit toujours remettre en question sa façon de travailler. Les processus inefficaces et inefficients sont un frein dans l’atteinte des objectifs. Le BPM est dans ce contexte un formidable outil d’analyse et d’amélioration des processus. L’efficacité et l’efficience retrouvées permettront aux dirigeants de réallouer les ressources dégagées à d’autres projets de l’entreprise et d’ainsi améliorer le fonctionnement et la performance de l’entreprise.
