La comptabilité des associations obéit à un corpus de normes, de règles et de contrainte en fonction de leur statut et leur importance. En général, une association Loi 1901 n’a pas une obligation de tenir une comptabilité, toutefois afin de garantir une gestion saine et transparente, il est recommandé de tenir à minima une comptabilité de trésorerie, ceci pour les associations de taille petite. Pour les autres, et en fonction de certains critères, la tenue d’une comptabilité d’engagement peut devenir obligatoire. Ainsi, quelles sont les obligations comptables d’une association, quel type de comptabilité mettre en place ?
Mais avant cela définissons déjà ce qu’est une association Loi 1901.
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Qu’est-ce qu’une association loi 1901 ?
Les associations en France sont encadrées par la loi 1901 relative au contrat d’association. C’est le texte fondamental qui encadre toutes les associations situées en France. L’article 1er définit l’association comme « une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ». Dans ce sens, une association est obligatoirement à but non-lucratif, en d’autres mots elle ne peut pas poursuivre une activité qui consisterait à partager les bénéfices entre ses membres. Il existe plusieurs types d’associations :
- Les associations de fait ou non déclarée
- Les associations déclarées
- Les associations agrées
- Les associations reconnues d’utilité publique
- Les associations d’intérêt général
En fonction du type d’association ou d’autres critères définis par la loi, la mise en place d’une comptabilité peut être obligatoire.
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Quel type de comptabilité pour une association ?
Selon le règlement 99-01 qui définit les modalités d’établissement des comptes annuels des associations et des fondations, certaines d’entre-elles doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable général associatif et établir leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). Dans cette optique, quel type de comptabilité pour quelle association ?
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La comptabilité de trésorerie
Mettre en place une comptabilité de trésorerie est un minimum pour une association afin de garantir une transparence et une gestion saine.
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Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie ?
Egalement appelée comptabilité en partie simple, elle s’adresse aux associations qui paient leurs fournisseurs au comptant, et n’ont pas de dettes. Elle consiste à tenir, sur un registre ou un fichier, les dépenses et recettes effectivement réalisées par l’association. Ceci en pointant, par exemple, les mouvements entrants et sortant sur le compte bancaire de l’association. Cette comptabilité permet un suivi chronologique des encaissements et les décaissements dans le but de vérifier le solde de trésorerie en fin d’année. Notons que les associations qui tiennent ce type de comptabilité ne pourront pas recourir à un emprunt ou à une subvention.
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Avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie
L’avantage de ce type de comptabilité réside dans sa simplicité de gestion. Elle ne requiert pas de compétences pointues. En effet, il suffit de trouver les mouvements du compte, et de tout recopier tel quel. La comptabilité de trésorerie est donc plus adaptée, car tout à fait suffisante, aux associations de taille modérée qui n’ont pas une très grande activité.
En revanche, l’inconvénient majeur est qu’elle ne permet pas de prendre en compte les dépenses et les recettes prévues dans le futur. En effet, il est difficile avec cette comptabilité d’avoir une idée précise de l’état des comptes à un instant précis, d’anticiper le futur, ou de commencer des projets, dans la mesure où on ne peut pas savoir quelles seront les futures entrées et sorties d’argent.
Par ailleurs, lorsque l’association a une taille conséquente ou des activités importantes, si elle a des partenaires, ou encore lorsque les sources de ses dépenses et revenus sont variés et complexes, ce mode de comptabilité n’est plus suffisant. Il faudra dans ce cas passer à la comptabilité d’engagement.
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La comptabilité d’engagement
Plus complexe, la comptabilité d’engagement peut être un choix plus judicieux pour les associations. Elle implique cependant plus de responsabilités vis-à-vis des partenaires internes comme externes.
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En quoi consiste cette comptabilité d’engagement
A l’inverse de la comptabilité de trésorerie, la comptabilité d’engagement ne prend pas seulement en compte les mouvements effectivement visibles sur le compte, mais également les recettes et les dépenses à venir. C’est-à-dire qu’au lieu de comptabiliser le mouvement au moment de son apparition sur le compte, ce dernier est comptabilisé au moment où il est officiellement contracté, donc au moment de l’émission de la facture.
En fonction de certains seuils ou critères, la tenue de la comptabilité va être obligatoire. Il peut s’agir par exemple des associations :
- Reconnues d’utilité publique
- Bénéficiant d’une aide publique supérieure à 153 000€
- Exerçant une activité commerciale fiscalisée
- Dépassant deux des trois seuils suivants : un chiffre d’affaire ou ressource supérieur à 3 100 000€, un total bilan égal ou au-delà de 1 550 000€, un effectif dépassant 50 salariés.
Ce type d’expertise-comptable oblige l’association à établir des états financiers et à contrôler régulièrement ses divers comptes.
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Avantages et inconvénients de la comptabilité d’engagement
L’avantage principal de la comptabilité d’engagement est la possibilité de prévoir les entrées et sorties d’argent futur afin d’anticiper sur la gestion de l’association. Etant plus complexe à gérer, cette comptabilité est plus adaptée aux associations de taille plus imposante, ayant des contacts fréquents avec des partenaires externes (banque, organisme public, etc.).
L’inconvénient de ce mode de comptabilité est sa complexité. Moins simple que la comptabilité de trésorerie, elle requiert une plus grande connaissance de la comptabilité. Recourir à un comptable ou à un expert comptable peut devenir inévitable.
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En conclusion : quelle comptabilité pour une association loi 1901 ?
La mise en place d’une comptabilité au sein d’une association est gage de bonne gestion et de transparence. En fonction de la taille de l’association une comptabilité de trésorerie, plus simple, ou une comptabilité d’engagement, plus complexe, peut être mis en place. Cette dernière requiert une plus grande connaissance de la comptabilité. Pour les associations de grande taille, on peut, si le besoin est réel, mettre en place une comptabilité analytique.
En savoir plus sur la comptabilité analytique des associations.
