La gestion de la paie dans les entreprises peut être un processus complexe et fastidieux qui nécessite de disposer de compétences comptables, sociales, juridiques, fiscales, etc. C’est une tâche sensible et difficile à gérer pour certaines entreprises, notamment les plus petites. L’alternative la plus simple et la plus usitée est de confier cette tâche à un prestataire externe. En quoi concerne l’externalisation de la paie ? Quels en sont les avantages et inconvénients ?
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Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la gestion de la paie consiste pour une entreprise à déléguer totalement ou partiellement à un prestataire externe la gestion de la paie. Ce prestataire peut être un cabinet comptable, une société spécialisée dans la gestion de la paie, etc.
Le prestataire va s’occuper, dans le cadre de la limite de ses missions, de toutes ou d’une partie des tâches liées à la gestion de la paie. Il peut s’agir de l’établissement des bulletins de salaire, des déclarations sociales, ou bien si la mission le demande de la gestion administrative, de la gestion de la formation, etc.
Dans la pratique et de façon succincte certaines étapes sont à respecter :
- Choix du prestataire et préparation de l’externalisation
- Choix des interlocuteurs de chaque côté, entreprises clientes et prestataire
- Mise en place du process de transfert des éléments de paie
- Réalisation par le prestataire de la paie sous le contrôle du client.
Notons que deux niveaux d’externalisation existent :
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Externalisation partielle de la paie
L’externalisation partielle consiste pour l’entreprise cliente à déléguer une partie du processus de gestion de la paie et de garder en interne une autre partie. Il peut s’agir par exemple de recourir à un outil de gestion de la paie fourni par un prestataire externe. Ce logiciel va donc gérer l’aspect technique lié à l’établissement de la paie, l’entreprise cliente gardant le contrôle des données relatives à la paie. De nos jours, beaucoup de prestataires proposent des outils ou applications de gestion de la paie.
L’entreprise peut aussi déléguer une partie du processus telle que certaines tâches administratives, ou l’établissement des déclarations fiscales ou sociales (notamment la DSN ou déclaration sociale nominative).
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Externalisation totale de la gestion de la paie
C’est l’autre niveau d’externalisation de la gestion de la paie. Ici, l’entreprise cliente se décharge entièrement du processus et le confie au prestataire externe. Charge à lui d’assurer toutes les tâches. Notons cependant que la réussite d’une externalisation totale nécessite de disposer de canaux de communication performants entre le prestataire et l’entreprise cliente afin de disposer de tous les éléments nécessaires à la gestion de la paie (éléments variables tels les congés payés, les arrêts-maladie, etc.).
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Les avantages de l’externalisation de la paie
Recourir à l’externalisation de la paie n’est pas une décision anodine. En effet, elle est souvent décidée afin de profiter au maximum des avantages qu’elle peut apporter, on peut citer :
- Recentrage sur son cœur d’activité : c’est un des avantages communs à toute externalisation. En effet, la gestion de la paie nécessite des compétences spéciales qui peuvent ne pas être disponibles au sein de l’entreprise. Le fait de recourir à un prestataire externe permet de se décharger de ce processus et donc de mieux se concentrer sur son savoir-faire.
- Maîtrise des coûts : pour les entreprises de taille modeste, externaliser la gestion de la paie permet d’éviter les frais du personnel chargé de gérer la paie ainsi que toutes les charges connexes telles que la formation, l’achat d’un logiciel de paie, etc.
- Fiabilité et expertise : l’externalisation permet de bénéficier de l’expertise et du savoir-faire du prestataire et par conséquent de fiabiliser le processus de bout en bout.
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Les inconvénients de l’externalisation de la paie
Bien que présentant des avantages non-négligeables, l’externalisation de la paie peut avoir ses limites. Notamment :
- Perte de compétence et dépendance : en effet confier en un prestataire externe la gestion du processus sensible de gestion de la paie, c’est renoncer à développer et entretenir cette compétence en interne. L’entreprise cliente peut, dans ce contexte, devenir fortement dépendante du prestataire pour l’établissement de sa paie dans la mesure où les compétences nécessaires ne sont plus présentes en interne.
- Choix du mauvais prestataire : les avantages de l’externalisation ne sont valables que si l’entreprise cliente a bien choisi son prestataire. Choisir un prestataire d’externalisation inadéquat aura des répercussions quant à la bonne tenue de la paie, mais peut aussi engendrer des frais supplémentaires.
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Avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie, ce qu’il faut retenir
La gestion de la paie est un processus très sensible dans l’entreprise et nécessite des compétences particulières. Externaliser ce processus revêt plein d’avantages pour les entreprises voulant mieux se recentrer sur leur savoir-faire. Toutefois, un risque de dépendance vis-à-vis de son prestataire peut exister si le projet d’externalisation est mal défini en amont d’où la nécessité d’être bien accompagné par un professionnel.
